STOP! Jak przekazywać trudne decyzje?

STOP! Jak przekazywać trudne decyzje?

Istotą rzeczy w rozmowie jest, aby ludzie usłyszeli zarówno sam komunikat jak i argumentację.

4 KROKI:

1. Poinformuj o decyzji, przekaż informację
2. STOP!
3. Przyjmij reakcję ludzi
4. Uzasadnij decyzję

Gdy masz do przekazania trudną wiadomość – czy to w życiu osobistym, czy zawodowym – bywa, że próbujesz ją „zmiękczyć”. Wygłasz długi wstęp dotyczący przyczyn samej decyzji, której jeszcze nie wypowiedziałeś. Może to powodować irytację osób, którzy nie wiedzą jaka to decyzja i czy jest ona dla nich zagrożeniem. Ludzie chcą wiedzieć, na czym stoją. 

Dlatego powiedz w pierwszej kolejności co to za decyzja.

Przekaż swoją decyzję zwięźle i w sposób konkretny np.

„Zdecydowałem / zdecydowałam, że w tym roku premie nie będą wypłacone…”

Potem zrób STOP!

Nie uzasadniaj swojej decyzji. Ludzie w tym momencie są skupieni na przyswajaniu komunikatu, który usłyszeli i tego co on dla nich oznacza. Mówi się, że w tym momencie hormony zaczynają działać, następuje wyrzut adrenaliny do krwiobiegu, co chwilowo upośledza słuch.

Zatrzymaj się, nie mów nic, obserwuj ludzi, niech ta cisza trwa.

Być może ludzie sami zaczną zadawać pytania, komentować, a wtedy notuj lub zapamiętaj ich reakcje. Jeśli nie, zapytaj, jak przyjmują to, co usłyszeli. Gdy zaczną mówić, notuj ich uwagi, pytania, uwagi. Poproś, aby wszyscy się wypowiedzieli, zachęcaj, aby zabrali głos. Ty sam teraz nie odpowiadaj.

Gdy pytania się skończą, podziękuj za wszystkie wypowiedzi. Teraz jest czas na uzasadnienie Twojej decyzji.

Staraj się odnieść do uwag i wątpliwości zgłoszonych przez ludzi. Jeśli nie potrafisz się w danym momencie odnieść do jakiś pytań, powiedz to i dodaj, kiedy tę odpowiedź będziesz w stanie przekazać.

Jeśli w odpowiedzi na Twoją decyzję, ludzie nie chcą zabierać głosu i milczą, powiedz im, że zależy Ci na usłyszeniu ich reakcji, chociaż szanujesz to, że być może potrzebują więcej czasu, aby się wypowiedzieć. Zgłoś wtedy gotowość i otwartość do rozmów i spotkań. Zadbaj, abyś miał czas dla nich w ustalonym terminie.

Co daje struktura STOP!

– pokazuje Twoją empatię, bo dajesz przestrzeń swoim odbiorcom na ich emocje, wypowiedzi i reakcje,

– przekazanie Twojej deklaracji/decyzji w klarowny sposób, co buduje bezpieczeństwo odbiorców i przewidywalność kolejnych zdarzeń,

– buduje szacunek do Ciebie, bo Ty pokazujesz, że szanujesz swoich odbiorców.

PAMIĘTAJ!

1. Formułuj jasno swoją decyzję, w trybie oznajmującym, wybieraj słowa wskazujące, że bierzesz odpowiedzialność za decyzję „Podjęłam decyzję….”
2. Uważnie słuchaj, aby odbiorcy czuli, kiedy się wypowiadają, że ich słuchasz i szanujesz ich reakcje.
3. Dotrzymuj obietnic np. że wrócisz z odpowiedziami w określonym terminie.